Tổ chức team building cho công ty luôn là một sự kiện quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh việc mang lại các giá trị cho cá nhân tham gia, mục tiêu quan trọng hơn chính là hướng tới những giá trị lâu dài cho doanh nghiệp. Chính vì đóng vai trò quan trọng mà việc lên kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ cho chương trình là điều mà người tổ chức cần quan tâm nhiều nhất. Vậy làm thế nào để lên kế hoạch tổ chức team building hoàn hảo, hỗ trợ và đảm bảo cho một chương trình thành công?
Tổ chức team building là gì?
Để lên được kế hoạch tổ chức team building hoàn hảo, điều đầu tiên người tổ chức cần quan tâm là việc hiểu rõ và tường tận nhất về việc tổ chức team building là gì?
Tổ chức team building hiểu chính xác nhất là hoạt động xây dựng đội ngũ. Về bản chất, đây là chương trình được tổ chức ra nhằm hỗ trợ các nhóm làm việc đơn lẻ, không gắn kết thành một đội làm việc gắn kết với nhau, bù trừ cho nhau và hướng tới mục tiêu cùng tầm nhìn chung của công ty.
Về hình thức, team building đúng nghĩa được tổ chức dưới dạng các trò chơi trí tuệ, nhưng không phải dành cho 1 hoặc hai người chơi mà dành cho nhiều người chơi, cùng nhau lên kế hoạch, cùng bàn cách thực hiện để giải quyết được vấn đề một cách nhanh nhất để chiến thắng các đối thủ của mình.
Khi các thành viên trong mỗi team cùng đồng lòng, hỗ trợ ăn ý với nhau trong việc hoàn thành thử thách,từ đó cũng sẽ tạo ra các mối liên kết tinh thần trong mỗi người, giúp việc giải quyết công việc sau này cũng kết hợp với nhau dễ dàng và hiệu quả hơn.
Không những thế, team building cũng hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong việc truyền thông văn hoá doanh nghiệp và quảng bá hình ảnh thương hiệu. Đó chính là giá trị mà mỗi chương trình team cần đạt được.
Hiểu được ý nghĩa đó, người tổ chức cần lên Plan team building cụ thể, chi tiết và bám sát nhu cầu để mang lại chương trình thành công và giá trị đúng mong đợi.
Mẫu kế hoạch tổ chức team building hoàn hảo cho công ty
Để đáp ứng được những giá trị mà chương trình hướng tới, bản kế hoạch tổ chức team building cần đủ tối thiểu 7 vấn đề dưới đây:
1/ Thời gian tổ chức
Thời gian tổ chức là bước đầu tiên của kế hoạch tổ chức team building. Là người lên Plan, bạn cần biết thời điểm nào cần tổ chức và tổ chức ngày nào cho phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp. Có 1 số thời điểm thích hợp để tổ chức team building cho doanh nghiệp như:
- Khi doanh nghiệp mới thành lập: Tạo cơ hội cho nhân viên gắn kết với nhau
- Khi doanh nghiệp chuẩn bị bước vào dự án mới: Tạo động lực cho nhân viên
- Khi nhân viên có vấn đề về nội bộ: Tạo cơ hội giải quyết mâu thuẫn
- Khi doanh nghiệp muốn xây dựng văn hoá công ty
Mỗi thời điểm và mỗi mục đích khác nhau sẽ có những kịch bản và cách thức tổ chức riêng. Vì vậy lựa chọn thời điểm phù hợp để mang lại hiệu quả tốt nhất.
2/ Kinh phí tổ chức
Nhiều người tổ chức thường bỏ qua việc xác nhận chi phí tổ chức, để khi chuẩn bị hết mọi thứ nhưng không phù hợp chi phí khiến khó khăn trong công tác tổ chức.
Có 2 nguồn kinh phí chính:
- Kinh phí tài trợ: của công ty, nhà tài trợ,…
- Kinh phí cá nhân: Các cá nhân tự đóng góp
Cần nắm được mức kinh phí tối đa có thể chi, chưa tính các chi phí phát sinh để xác định được tất cả các hạng mục phía sau như địa điểm, dịch vụ, kịch bản, … phù hợp với ngân sách.
3/ Số lượng người tham gia
Chưa cần danh sách chính xác nhưng hãy có con số tương đối về số người tham gia để lựa chọn địa điểm và các dịch vụ kèm theo.
4/ Địa điểm tổ chức team building
Khi đã có kinh phí và số lượng tổ chức, việc xác định địa điểm cũng dễ dàng hơn rất nhiều. Ngoài ra, bạn cũng cần biết các yêu cầu tối thiểu của địa điểm để chọn được địa điểm đúng ý.
Nhưng với một địa điểm team building, hãy đảm bảo đủ các điều kiện sau:
- Thuận tiện giao thông
- Có chỗ đậu xe
- Có bãi cỏ/khoảng sân rộng đủ số lượng người tham gia
- Có các điều kiện về lưu trú, ẩm thực, phù hợp nhu cầu
5/ Ý tưởng chương trình
Ý tưởng là vấn đề cốt lõi nhất của team building. Một ý tưởng hay và mới lạ luôn mang lại nhiều ấn tượng và giá trị cho người tham gia. Khi có dự định tổ chức team building bạn cần xác định được ý tưởng xuyên suốt chương trình là gì, mọi kịch bản, màu sắc, thiết kế sẽ đều dựa vào ý tưởng đó để triển khai.
Dù bạn có thuê các công ty tổ chức sự kiện tổ chức cho mình thì cũng cần chia sẻ ý tưởng team building mà bạn đang hướng đến để nghe những người trong nghề tư vấn và giúp bạn hoạch định kế hoạch triển khai các công đoạn tiếp theo.
Đây là một yếu tố quan trọng không thể thiếu.
6/ Kịch bản chương trình
Kịch bản team building chính là các trò chơi sẽ sử dụng trong chương trình. Bao gồm thứ tự và timeline đi cùng. Các trò chơi team building dựa vào ý tưởng để xây dựng sao cho nổi bật lên được ý nghĩa và thông tin mà ban lãnh đạo muốn truyền tải tới nhân viên. Đó có thể là tinh thần đoàn kết tương trợ lẫn nhau, sự sáng tạo, kỹ năng lãnh đạo,…
7/ Check list trong kế hoạch
Khi đã có địa điểm, ý tưởng, kịch bản chương trình. Bước cuối cùng cần làm chính là liên hệ đặt chỗ, đặt dịch vụ. Liệt kê tất cả những đạo cụ cần chuẩn bị và phân công công việc cho ekip cùng chuẩn bị chu đáo.
Ngoài ra, đừng quên lường trước các rủi ro có thể xảy ra trong chương trình để luôn chủ động khi có sự cố phát sinh.
7 bước trên hoàn thành một bản kế hoạch đầy đủ và chi tiết nhất cho chương trình team building sắp tới của bạn. Hãy chọn cho mình một ekip cùng thực hiện chương trình hoặc liên hệ ngay với Thiên LOng Teambuilding – Công ty tổ chức Team building chuyên nghiệp tại TP HCM để được tư vấn và hỗ trợ.
