Year End Party là sự kiện thường niên trong năm. Đây là sự kiện được doanh nghiệp vô cũng quan tâm và đặt nhiều tâm huyết với mong muốn mang lại cho cán bộ công nhân viên một buổi tiệc thật sự ấn tượng và để thắt chặt sự gắn kết giữa các phòng ban, nhân viên. Tuy nhiên để làm được điều đó, doanh nghiệp cần lường trước được chi phí tổ chức cho buổi tiệc Year End Party và biết cách chi tiêu hợp lý để tiết kiệm tối đa ngân sách mà vẫn mang lại hiệu quả mong muốn.
Bài viết dưới đây Thiên Long Teambuilding sẽ chia sẻ những chi phí cần thiết để tổ chức Year End Party mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên biết. Hãy theo dõi bài viết bên dưới để nắm những chi phí đó nhé.
Chi phí trang trí tổ chức Year End Party
Để buổi tiệc Year End Party có điểm nhấn, mang lại không khí cho khách mời và nhân viên công ty thì khâu trang trí sự kiện đóng vai trò rất quan trọng và cần được lên kế hoạch chi tiết và cụ thể
Cụ thể là trong bản kế hoạch đó các chi phí chuẩn bị vận dụng cho việc trang trí cần được lên danh mục những thứ cần mua và được tính toán cẩn thận, chia theo tỉ lệ cân đối trong tổng ngân sách đầu tư cho tổ chức Year End Party.
Vì có rất nhiều hạng mục cần được thực hiện nên với chi phí chuẩn bị các vận dụng. Người thực hiện cần phải ước chừng được chi phí sử dụng – thông thường chi phí trang trí chỉ nên chiếm từ 10 - 20% tổng chi phí.
Chi phí sân khấu, hội trường, âm thanh, ánh sáng tổ chức Year End Party
Đây có lẽ là một trong những việc quan trọng cần làm trong quy trình tổ chức Year End Party. Và nó cũng được xem làm hạng mục cần nhiều chi phí nhất.
Nếu công ty bạn có phòng họp lớn, bài giữ xe rộng rãi có thể dựng sân khấu thì hoàn toàn có thể tận dụng để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không đủ diện tích thì nên chọn một địa điểm khác để tổ chức và phải tìm từ sớm để lựa được những địa điểm đẹp, giá cả phải chăng, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Phần không thể thiếu đi đôi và làm nổi bật sân khấu đó là hệ thống ánh sáng và âm thanh. Hệ thống âm thanh, đèn chiếu sáng góp phần to lớn cho sự thành công của một sự kiện. Âm thanh và ánh sáng tốt sẽ giúp thu hút người nghe hơn.
Xem thêm: Những Sai Lầm Cần Tránh Khi Tổ Chức Year End Party
Sân khấu và âm thanh, ánh sáng được xem là yếu tố quan trọng và cần thiết trong một chương trình sự kiện. Thường chi phí này sẽ chiếm khoảng 30-60” tổng chi phí của sự kiện.
Chi phí bữa tiệc trong tổ chức Year End Party
Việc chuẩn bị một bữa tiệc ăn uống đi kèm là không thể thiếu trong tiệc sự kiện Year End Party. Các nhà hàng sẽ mang đến cho bạn nhiều sự lựa chọn nhưng mỗi bàn tiệc chỉ nên chọn khoảng 5-6 món, không nên đặt quá nhiều vì dễ bị ngán, khách dùng không hết sẽ gây lãng phí. Đặc biệt, đồ ăn thức uống phục vụ cho bữa tiệc cần phải đảm bảo chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm, ưu tiên các loại thực phẩm sạch, tốt cho sức khỏe.
Chi phí cho các hạng mục đồ ăn, thức uống của sự kiện Year End Party không hề nhỏ, dao động từ 30-50% chi phí.
Chi phí nhân sự sự kiện tổ chức Year End Party
Với bữa tiệc Year End Party, doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn nhân lực sẵn có “cây nhà lá vườn” để đảm nhiệm các vai trò MC, diễn viên, đội ngũ quản lý cho bữa tiệc, điều này sẽ giúp bạn giảm được một phần chi phí.
Còn nếu doanh nghiệp không có một ứng cử nào sáng giá đảm nhiệm công việc này thì hãy thuê dịch vụ từ các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, để họ mang đến sự trang trọng và sự chuyên nghiệp cho bữa tiệc Year End Party cuối năm của mình.
Chi phí dự trù cho các tình huống phát sinh
Bất kỳ sự kiện nào dù được chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu thì đều có những phát sinh bất ngờ, không lường trước được. Vì vậy việc dự chi ngân sách cho những chi phí bất ngờ là điều cần thiết, nhằm giảm rủi ro và mang lại hiệu quả cao cho buổi tiệc.
Chi phí phát sinh bất ngờ nên chiếm ít nhất 5-10% tổng chi phí tổ chức buổi tiệc. Tuy nhiên, chi phí này có thể được điều chỉnh cho phù hợp dựa vào quy mô và hình thức sự kiện Year End Party.
Trên đây Thiên Long Teambuilding đã chia sẻ các chi phí cần thiết và cơ bản trong một kế hoạch tổ chức Year End Party. Nhằm góp phần giúp doanh nghiệp nắm rõ về các hạng mục cũng như dự trù được ngân sách cho cả buổi tiệc. Từ đó cân nhắc chi phí tổ chức cho từng hạng mục như thế nào là hợp lý để có một sự kiện thành công tốt đẹp với mức phí phù hợp.
Nếu bạn đang tìm kiếm một địa chỉ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hãy đến với Thiên Long Teambuilding. Với sự chuyên nghiệp và bên dày kinh nghiệm hơn 10 năm qua, chúng tôi cam đoan sẽ mang đến cho bạn bữa tiệc thật ấn tượng, hoàn hảo, chất lượng tốt nhất với mức giá dịch vụ vô cùng ưu đãi. Thiên Long Teambuilding cảm kết sẽ mang đến cho quý hàng sự hài lòng tuyệt đối khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi.
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIÊN LONG TEAMBUILDING
Địa chỉ: 26 Đường Bác Ái, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, TP HCM
Điện thoại: 0913.856.636 - 0909.265.585 (Mr Bình)
Email: quocbinh@thienlongteambuilding.com.vn
