Năm cũ đã sắp trôi qua, một năm phải nói là rất khó khăn cho các doanh nghiệp khi vừa trải qua dịch giã thì lại bị liên đới khi các nước Nga và Ukraine chiến tranh. Cấm vận khí đốt của Nga khiến nhiều nước tập trung vào quản lý năng lượng và không kích thích các ngành sản xuất khác. Các doanh nghiệp nào còn trụ vững được là một điều rất đáng mừng. Và như thông lệ, dịp cuối năm này các doanh nghiệp sẽ chọn tổ chức Gala dinner cho công nhân viên, như lời cảm ơn đến người lao động đã cùng nhau cố gắng với doanh nghiệp trong suốt một năm dài. Doanh nghiệp và người lao động đã vượt qua nhiều khoảng thời gian khó khăn để vẫn đồng hành cùng với nhau cho đến cuối năm và nhiều năm sau nữa.
Vậy làm thế nào để có thể tổ chức một Gala Dinner ấm cúng, có thức ăn ngon, trải nghiệm vui vẻ và chan hòa? Thiên Long Team building, với thâm niên gần hai mươi năm trong ngành dịch vụ tổ chức sự kiện, hội nghị, Gala Dinner, Year End Party, Team Building sẽ giúp bạn có thể nắm được tiêu chuẩn để tổ chức một Gala dinner chuyên nghiệp. Điều quan trọng bạn cần phải biết là yếu tố nào quyết định đến chi phí của một Gala dinner. Chúng ta cùng tìm hiểu những yếu tố quyết định đến chi phí của một chương trình Gala dinner sau đây.
Những yếu tố quyết định đến chi phí của một chương trình Gala dinner
1. Chi phí cho nhân sự từ khâu lên ý tưởng, tiền trạm và tổ chức gala dinner
Khi quyết định tổ chức một sự kiện Gala Dinner, ban giám đốc thường sẽ chọn bộ phận nhân sự và kế toán để chuẩn bị cho sự kiện này. Với sự nhanh nhạy về thu chi và vật giá từng thời điểm, nhân viên kế toán được phân công sẽ cân đối kinh phí để đưa ra những dự chi phù hợp cho từng hoạt động. Kế toán phân ra những khoản dự trù, liên hệ nhà tài trợ, chuẩn bị quà tặng cho khách mời, phần thưởng cho cá nhân thành tích xuất sắc…
Đội ngũ nhân sự sẽ phân công người làm kịch bản chương trình, phân công người làm MC, hoặc thuê MC chuyên nghiệp, thuê ca sĩ, vũ công, nhân viên lắp ráp sân khấu, nhân viên phục vụ…Phân công nhân viên đi kiểm tra địa điểm thực tế, thử trước món ăn cho đêm tiệc.Việc có chiến lược và phân công công việc ngay từ đầu sẽ giúp quản lý chi phí cho sự kiện một cách đúng đắn, sử dụng đúng nơi, đúng chỗ và hiệu quả nhất cho mỗi mục đích.
Chi phí cho nhân sự để tổ chức gala dinner
2. Thuê địa điểm tổ chức Gala dinner
Sau khi nhân sự tiền trạm đến hiện trường kiểm tra địa điểm mục tiêu, cân đối với quy mô khách mời, thời tiết theo mùa mà bạn chọn lựa địa điểm hoặc trong nhà hoặc ngoài trời.
Ưu điểm không gian ngoài trời là có thể tận dụng ánh hoàng hôn để có hình ảnh đẹp và phóng khoáng. Dễ thiết kế nhiều chủ đề tiệc khác nhau do rộng mở về không gian. Không khí mát mẻ và tạo sự hấp dẫn nhất định thu hút khách mời.
Nhược điểm là những tháng cuối năm vẫn còn những cơn mưa cuối mùa, mưa to gió lớn có thể phá hỏng ý tưởng sắp đặt của bạn cho đêm tiệc, gây tổn thất chi phí sắp đặt lớn và khó khắc phục.
Khi bạn tổ chức tiệc trong nhà, bạn an tâm khách mời của bạn và bữa tiệc của bạn an toàn dù cho mưa to gió lớn. Âm thanh ánh sáng sân khấu trong nhà thường bên dịch vụ sẽ sắp đặt sẵn và chất lượng ổn định. Nhược điểm là kém hấp dẫn và không mới mẻ, không gây hứng khởi nơi khách mời.
Yếu tố địa điểm tổ chức là yếu tố quyết định đến chi phí của một chương trình gala dinner vì thường với lượng khách mời lớn, tiền thuê địa điểm tổ chức trong nhiều giờ là không hề rẻ.
Thuê địa điểm tổ chức Gala Dinner
3. Tiền thức ăn, bia rượu, nước uống cho bữa tiệc
Một sự kiện gala dinner thì không thể thiếu những món ăn ngon. Khi bạn chọn lựa món ăn ngon, tươi và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm thì giá thành không thể rẻ. Nhưng với tinh thần tri ân nhân viên, người lao động thì ban giám đốc sẽ chọn những món ăn ngon lành và bổ dưỡng. Thiên Long teambuilding gợi ý bạn hãy tập trung vào chọn lựa món ăn ngon là ưu tiên, và hạn chế bớt đồ uống có cồn. Đây là một tip (mách nước) nhỏ cho bạn để vừa đảm bảo bữa tiệc được kiểm soát trong vui vẻ, hứng khởi nhưng vẫn đảm bảo an toàn. Vì rượu vào lời ra, nhiều bia rượu sẽ làm cho bữa tiệc khó kiểm soát và chi phí tăng cao. Ngoài ra còn có thể xảy ra những sự cố không hay nếu người ta mất kiểm soát do bia rượu.
4. Chi phí đưa rước khách mời
Nếu doanh nghiệp của bạn lớn và có nhiều người lao động ở xa địa điểm đặt tiệc thì bạn hãy tính đến phương án đưa rước khách mời.
Việc được đưa đón tận nơi giúp nhân viên, người lao động cảm nhận được nhiều hơn sự quan tâm từ ban giám đốc và doanh nghiệp. Việc này cũng đảm bảo cho người lao động về nhà an toàn sau khi tham dự tiệc có uống rượu bia.
Thiên Long team building chia sẻ với bạn cách hiệu quả nhất là bạn vẫn nên chọn địa điểm tổ chức tiệc gần với nơi cư trú của số đông khách mời. Giúp khách mời chủ động được việc đến tham dự tiệc và giảm chi phí đưa rước.
5. Quà tặng khách mời, nhà tài trợ, và phần thưởng cho cá nhân xuất sắc
Khi tổ chức Gala dinner, thường bạn sẽ chuẩn bị nhiều phần quà có giá trị tăng dần từ thấp đến cao. Bạn có thể tổ chức bốc thăm xen kẽ xuyên suốt chương trình gala để giữ nóng bầu không khí cho bữa tiệc. Quà tặng này là từ nguồn kinh phí ban giám đốc phê duyệt, ngoài ra bạn còn có thể kêu gọi tài trợ từ đối tác. Sau đó bạn trả lại lợi ích cho nhà tài trợ bằng việc giúp họ quảng bá thương hiệu của họ.
6. Truyền thông cho Gala dinner
Thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, truyền thông không phải chỉ có kênh truyền hình hay báo giấy. Truyền thông có thể là Facebook, tiktok, Zalo. Để tận dụng được những kênh này của khách mời, bạn cần chuẩn bị pano sự kiện Gala thật xịn, những góc chụp ảnh hút mắt. Tất cả hãy lồng logo Doanh nghiệp và nhà tài trợ vào thật tinh tế. Khi bạn thu hút được khách mời muốn đăng những tấm ảnh đẹp, bạn đã được truyền thông.
Đây là một khoản chi phí nữa khi bạn tổ chức gala dinner. Bạn hãy tâm huyết chọn Pano thật đẹp, sắp đặt ánh sáng chỉnh chu, bạn sẽ thu lại kết quả mình mong đợi.
Trên đây Thiên Long teambuilding vừa cung cấp đến bạn 6 yếu tố quyết định đến chi phí của một chương trình Gala dinner chỉnh chu. Khi bạn làm một mình từ đầu đến cuối để tổ chức một gala dinner thì khối lượng công việc cần làm là không hề nhỏ. Hoặc bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi, Thiên Long team building. Chúng tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Chúng tôi có đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, tận tâm, trân trọng công việc, yêu quý khách hàng. Với khẩu hiệu: "sự hài lòng của khách hàng là niềm vui công việc của chúng tôi". Chúng tôi có đối tác cung cấp địa điểm, sân khấu giá thành cạnh tranh trải dài khắp đất nước. Bạn chọn chúng tôi tổ chức Gala dinner cho bạn, bạn và khách mời của mình chỉ cần tập trung hưởng thụ một Gala dinner chỉnh chu, hấp dẫn, thức ăn tươi ngon và được đội ngũ nhân viên phục vụ nhiệt thành. Hãy gọi ngay cho chúng tôi tại:
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIÊN LONG TEAMBUILDING
TRỤ SỞ: 26 Bác Ái, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, HCM
ĐIỆN THOẠI: 0913856636 (Bình) - 0938060938 (Tuân) - 0335563653 (Nghĩa)
EMAIL: quocbinh@thienlongteambuilding.com.vn
