Năm nay tết âm lịch sẽ rơi vào nửa cuối tháng 1 dương lịch, sớm hơn các năm khác. Vào những tháng cuối năm này, các cơ quan, doanh nghiệp thường sẽ tổ chức một Year end party cho nhân viên. Sự kiện này là để tổng kết một năm nhiều cố gắng của ban giám đốc, chủ doanh nghiệp cũng như người lao động. Nhìn lại những khó khăn trong năm qua khi vừa gượng dậy sau 2 năm đại dịch Covid -19 toàn cầu. Qua tất cả, cơ quan, doanh nghiệp còn trụ vững là một việc đáng để ăn mừng. Tử sự kiện đặt ra những mục tiêu mới cho năm tới để chủ doanh nghiệp và người lao động cùng nhau cố gắng, tiếp tục đồng lòng cùng nhau sản xuất kinh doanh để cơ quan, doanh nghiệp ngày càng khởi sắc hơn, hoàn toàn hồi phục sau khi trải qua hai năm khó khăn do dịch bệnh.
Thiên Long Building với nhiều năm là đơn vị tổ chức sự kiện Year End Party đã đúc kết nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nói chung và Year End party nói riêng. Chúng tôi nhận thấy rằng để một Year End party được diễn ra thành công. Bạn cần tránh những sai lầm sau khi tổ chức Year End party. Cũng như gửi đến bạn những mách nước để bạn khắc phục những sai lầm nhằm tổ chức được một Year end party thành công và hấp dẫn.
Những Sai Lầm Cần Tránh Khi Tổ Chức Year End Party
Tránh chọn địa điểm không phù hợp với quy mô, tinh thần mà doanh nghiệp hay tổ chức của bạn hướng đến.
Để một sự kiện Year End party được tổ chức, bạn cần phải tính toán hài hòa giữa địa điểm tổ chức, kinh phí dự trù, chi phí phải chi, khách mời sự kiện và tìm nhà tài trợ đồng hành. Khi đã có đường dây kịch bản và kinh phí, khách mời…việc đầu tiên bạn phải làm là khảo sát địa điểm tổ chức.
Thiên long teambuilding gợi ý bạn rằng địa điểm tổ chức phải thuận tiện cho quá trình di chuyển của khách mời. Tránh chọn địa điểm quá xa số đông khách mời. Tránh địa điểm quá lớn hoặc quá bé so với quy mô khách mời. Dựa vào nơi cư trú của người lao động trong doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn, chúng ta nên chọn một địa điểm gần với số đông của lực lượng lao động hoặc nhân viên nhất. Tránh chọn địa điểm quá xa nơi ở của nhân viên vì việc di chuyển sẽ bất tiện, có thể kẹt xe hoặc tốn chi phí đi lại cho người lao động. Nếu doanh nghiệp tổ chức đưa đón thì địa điểm quá xa khiến việc di chuyển lâu sẽ gây mệt mỏi cho khách mời.
Tùy vào số lượng khách mời dự trù cho bữa tiệc mà bạn chọn không gian, địa điểm phù hợp nhưng phải đáp ứng tiêu chí sạch đẹp, an toàn, vừa vặn và ấm áp.
Tránh chọn địa điểm không phù hợp với quy mô của doanh nghiệp
Tránh thời gian tổ chức không phù hợp.
Thời điểm cuối năm rất bận rộn cho cả khách mời cũng như các trung tâm tổ chức Year end party. Thiên Long teambuilding gửi đến bạn một mách nước nhỏ rằng bạn nên chọn một ngày không cao điểm trong tuần để có thể được hưởng một dịch vụ tốt nhất từ nơi cung cấp dịch vụ tổ chức Year end party cho bạn. Việc tránh những ngày cao điểm giúp khách mời của bạn có tâm lý thoải mái khi tham dự tiệc, vì ngoài là khách mời của Year end party bạn tổ chức, họ còn có nhiều mối quan hệ khác trong cuộc sống và dịp cuối năm họ cũng sẽ thường được mời đến tiệc cưới, tiệc gala dinner, year end party khác. Tránh thời gian cao điểm giúp nhân viên bên cung cấp dịch vụ không bị quá tải khi phục vụ khách hàng. Sự chu đáo này giúp khách mời trải nghiệm trọn vẹn một tiệc sự kiện Year End Party với tròn đầy niềm vui cũng như thoải mái nhất.
Xem thêm: Tổ chức Year End Party uy tín chuyên nghiệp tại Hồ Chí Minh
Tránh những kịch bản Year end party quá cũ kỹ, nhàm chán, thiếu kết nối, không có chủ đề rõ ràng.
Thiên Long team building hiểu rằng nếu cá nhân bạn phải tổ chức một sự kiện Year end party thì việc lên đường dây kịch bản, xây dựng chủ đề thống nhất, rõ ràng để sự kiện liền mạch là khá khó. Mức sống ngày càng nâng cao, các cơ hội tiếp cận các kênh giải trí hàng ngày là rất dễ dàng. Vì vậy để khách mời của Year end party thích thú với buổi tiệc bạn cần chuẩn bị những chương trình giải trí riêng trong buổi tiệc. Có MC dẫn dắt khách mời từ đầu buổi tiệc, làm nóng không khí, tạo sự gắn kết giữa các khách mời. Bạn không nên để khách mời khi nhập tiệc bị cảm giác phải chờ đợi, hoặc chán chường, thiếu liên kết với người khác khi dự tiệc. Trong sự kiện có những phần trình diễn của các ca sĩ, nhóm hài hoặc văn nghệ cây nhà lá vườn tùy quy mô buổi tiệc. Sắp đặt dàn âm thanh ánh sáng với nhạc hay và ánh sáng đẹp. Tạo nhiều nơi check in xịn đẹp theo 1 chủ đề thống nhất giúp thu hút khách mời chụp ảnh, gián tiếp truyền thông cho sự kiện.
Tránh sử dụng quá nhiều đồ uống có cồn.
Year end party thường sẽ phục vụ bia rượu và nhiều đồ uống có cồn, có gas kích thích vị giác và tinh thần hưng phấn cho buổi tiệc. Nhưng tránh cung cấp quá nhiều đồ uống có cồn cho khách mời. “Uống 1 ly là người uống rượu, uống hai ly là ly uống ly, uống ba ly là ly uống người” .Bạn cần xác định được lượng đồ uống có cồn vừa đủ để tạo nên sự vui vẻ, cởi mở cho khách mời tại sự kiện. Nhưng bạn không nên cung cấp quá nhiều tránh những rủi ro không hay có thể xảy ra. Việc trạng thái tâm lý được kiểm soát tốt với nồng độ cồn vừa đủ giúp khách mời có những cư xử đúng mực, phù hợp và giữ được giới hạn để tất cả mọi người đều vui vẻ nhưng không quá trớn, không gây nguy hiểm cho nhau.
Tránh phục vụ thức ăn tốn thời gian nướng chín hay chế biến cầu kỳ ngay tại bàn tiệc trong lúc ăn.
Year end party khác với một bữa dinner thông thường, nơi sự kiện này sẽ chú trọng đến việc tổng kết năm với nhiều trò chơi, quà tặng tri ân nhân viên, hay người lao động.
Khách mời của tiệc year end party thường ăn bận chỉnh chu, hoặc cầu kỳ, hoặc theo chủ đề dress code của buổi tiệc. Vì vậy, khi bạn chọn món ăn hãy chú trọng tránh những món phải chuẩn bị hoặc chế biến quá cầu kỳ tránh gây mất tập trung của khách mời vào sự kiện chính, cũng như tránh mùi khói hay mùi đồ ăn quá mạnh ám vào người khách. Giúp khách giữ được hình ảnh đẹp cho các sự kiện trao quà, tri ân… trong tiệc chính.
Tránh việc không có dự trù phương án B cho sự kiện hoặc không dự trù chi phí phòng hờ phát sinh.
Thiên Long team building muốn nhắc bạn rằng, một sự kiện Year end party là chuỗi kết nối nhiều quá trình, chương trình, cũng như sự kiện nhỏ lẻ bên trong. Mỗi sự kiện nhỏ lẻ luôn có khả năng phát sinh vấn đề, bạn luôn cần có phương án dự phòng cho mỗi sự kiện nhỏ. Ngoài những phần quà bạn đã chuẩn bị cho buổi year end party cho cá nhân hay đội nhóm. Từ nguồn kinh phí ban đầu, các nguồn tài trợ… bạn nên trích ra một khoảng kinh phí để dễ dàng xử lý những phát sinh xuyên suốt sự kiện. Có dự trù phương án B và kinh phí giúp sự kiện của bạn diễn ra mượt mà và không lo lắng nếu xảy ra rủi ro. Vì bạn hoàn toàn có thể thay thế bởi một dự liệu khác cũng như có tài chính để vận hành và khắc phục các rủi ro gặp phải.
Thiên Long teambuilding rất hiểu những băn khoăn của bạn khi phải chuẩn bị một Year end party. Chúng tôi luôn đồng hành cùng các bạn, bất cứ khó khăn trong các sự kiện Year end party mà bạn gặp phải hãy tìm đến Thiên Long team building.
Chúng tôi hiểu những hướng giải quyết và chúng tôi sẵn sàng cung cấp khi bạn sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Hãy liên hệ với chúng tôi để có thể sử dụng những địa điểm phù hợp nhất, sân khấu ấn tượng nhất. Thiên Long team building có đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, giàu kinh nghiệm, yêu công việc và khách hàng. Hãy để chúng tôi phục vụ bạn trong một sự kiện End year party chất lượng và giá thành cạnh tranh. Còn chần chờ gì mà không liên hệ với chúng tôi tại:
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIÊN LONG TEAMBUILDING
Địa chỉ: 26 Đường Bác Ái, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, TP HCM
Điện thoại: 0913.856.636 - 0909.265.585 (Mr Bình)
Email: quocbinh@thienlongteambuilding.com.vn
