Ngày nay, xu hướng tổ chức sự kiện ngoài trời ngày càng được các cá nhân, doanh nghiệp lựa chọn để tổ chức các sự kiện trọng đại. Bởi vì khi tổ chức sự kiện ngoài trời có không gian thoáng mát, những buổi tiệc nhẹ hoà mình vào thiên nhiên không khí trong lành gây được ấn tượng sâu sắc đối với người tham gia sự kiện.
Vậy để một sự kiện ngoài trời diễn ra suôn sẻ và thuận lợi thì cần phải lưu ý những yếu tố nào, đó là vấn đề cần giải quyết. Hãy theo dõi bài viết bên dưới, Thiên Long Teambuilding sẽ mách bạn những lưu ý cần tránh khi muốn tổ chức sự kiện ngoài trời nhé!
Những Lưu Ý Cần Biết Khi Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời
Tổ chức sự kiện ngoài trời là như thế nào?
Tổ chức sự kiện ngoài trời đang trở thành xu hướng lựa chọn của nhiều đơn vị tổ chức, Với không gian ngoài trời thường được sử dụng để tổ chức các sự kiện như: Đại nhạc hội, hay có thể là hội chợ triển lãm, lễ khánh thành hay lễ cưới, ngày kỷ niệm, tiệc họp mặt…
Ưu điểm lớn nhất của các sự kiện ngoài trời là có không gian rộng, thoáng đãng, dễ dàng cho việc bố trí chương trình, phong cách hiện đại cho sự kiện, mang lại hiệu quả cao cho khách hàng. Tuy nhiên, để một sự kiện ngoài trời thành công còn tùy thuộc vào ý tưởng, nội dung và lựa chọn hình thức đúng với mục đích của từng nội dung sự kiện khác nhau.
Một số lưu ý khi bạn tổ chức sự kiện ngoài trời cần biết
Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời hợp lý
Địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố quan trọng mà bạn cần lưu ý, bởi nó góp phần thành công cho sự kiện của bạn. Cần phải nắm rõ nội dung, mục đích của sự kiện, và lưu ý đến một số vấn đề sau đây để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời cho hợp lý:
Nội dung của một buổi sự kiện ngoài trời đó là gì?
Khách hàng, khách mời, người tham dự…của sự kiện đó là ai?
Diện tích của địa điểm, số lượng khách mời tham gia, không gian ngoài trời cần thiết để sử dụng là bao nhiêu?
Không gian thoáng đãng, không khí trong lành, hòa hợp với thiên nhiên.
Sức chứa rộng, phù hợp với các sự kiện quy mô lớn với sự tham gia góp mặt của nhiều người, bạn cần chuẩn bị chỗ ngồi cho khách dự kiến để không bị thiếu ghế nếu khách tham dự vượt quá con số ban đầu.
Địa điểm tổ chức sự kiện phải đảm bảo an toàn thuận lợi cho các vấn đề phương tiện di chuyển, an ninh trật tự, có bãi giữ xe cho khách mời.
Các bạn cần tìm hiểu chính xác những vấn đề trên để từ đó đưa ra được quyết định lựa chọn đúng đắn về địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phù hợp.
Thời tiết hợp lý khi tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện ngoài trời vấn đề thời tiết là điều quan trọng nhất. Tuy nhiên, thời tiết là thứ không thể lường trước, do đó khi tổ chức bạn cần tính toán để có phương án dự phòng tốt nhất. Hạn chế tối đa những hiện tượng xấu do thời tiết đối với những người tham gia sự kiện, bạn cần tính toán những rủi ro để lên những phương án dự phòng tránh gây ảnh hưởng đến sự kiện.
Hệ thống âm thanh, ánh sáng
Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, chúng ta cần lựa chọn hệ thống âm thanh ánh sáng có công suất lớn và phù hợp với từng sự kiện. Để khách hàng có thể truyền tải thông điệp một cách hiệu quả nhất, giúp mang lại sự thành công tốt nhất cho đơn vị cần tổ chức sự kiện.
Vệ sinh
Vấn đề vệ sinh cho sự kiện cũng cần phải lưu ý đến, đặc biệt là khi sự kiện đó được tổ chức ở ngoài trời. Vệ sinh ở đây sẽ bao gồm những vấn đề ăn uống, đảm bảo vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Vì vậy, cần phải sắp xếp nhân viên dọn về sinh thường xuyên, và bố trí nhiều thùng rác, túi đựng tại khu vực tổ chức sự kiện để đảm bảo trong suốt quá trình diễn ra sự kiện luôn được sạch sẽ và đảm bảo an toàn vệ sinh cho khách mời.
Đảm bảo An ninh cho sự kiện
Về vấn đề an ninh trật tự cũng như sự an toàn của khách mời tham gia sự kiện cũng phải được đảm bảo an ninh tối đa. Khi tổ chức sự kiện ngoài trời với quy mô lớn, các bạn nên tìm hiểu những địa điểm có lực lượng an ninh hoặc bảo vệ tốt để đảm bảo trật tự cho sự kiện. Đây cũng là một cách để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và cách xử lý sự vấn đề của mình, để tổ chức được thành công hơn nữa.
Thiên Long Teambuilding - chuyên tổ chức sự kiện ngoài trời uy tín
Thiên Long Teambuilding chuyên tổ chức các sự kiện lớn nhỏ ngoài trời uy tín – chất lượng. Hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức tour – Teambuilding – Event, nên chúng tôi có đầy đủ chuyên nghiệp và am hiểu được mọi nhu cầu, mong muốn của khách hàng và chất lượng các đối tác dịch vụ trên cả nước.
THIÊN LONG TEAM BUILDING không chỉ đem đến sự hài lòng và tin tưởng cho khách hàng mà còn thể hiện được hình ảnh tốt đẹp về doanh nghiệp. Với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp,THIÊN LONG TEAMBUILDING tự tin sẽ mang đến những dịch vụ tổ chức sự kiện tốt nhất, đảm bảo làm hài lòng quý khách hàng. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trên chặn đường phát triển của mình nhé!
